Публичное выступление: как эффективно подготовиться?

publichnoye-vystupleniye

Публичное выступление – камень преткновения даже для опытных бизнесменов. Психологи считают, что страх выступлений формируется в глубоком детстве, когда ребенок впервые попадает в компанию своих сверстников. Практически каждый человек сталкивается с проблемой подготовки к выступлению перед людьми или конкретным человеком, от которого многое зависит. Помните, чем тщательнее вы проведете подготовку к презентации, тем легче и успешнее она пройдет. Рассмотрим основные правила подготовки, которые не займут много времени.

Определяем конкретную цель

publichnoye-vystupleniye

Например, менеджеру нужно рассказать руководству о полученных результатах за квартал. Естественно, подразумевается, что он подчеркнет свои достижения и нивелирует неудачи. Но это слишком размытая задача. Перед презентацией важно четко понимать, каких результатов вы хотите добиться своим выступлением.

Многие люди ошибочно полагают, что успешная презентация — это рассказ о компании в целом. Ставятся цели вроде «рассказать о достижениях и полученных доходах». На самом деле необходимо внести конкретику. Готовьтесь к презентации, выделяя самую главную цель, например, «сообщить о новом направлении бизнеса», «получить финансирование проекта». Только таким образом можно построить эффектное выступление, которое запомнится зрителям.

Ставим себя на место слушателя

publichnoye-vystupleniye

Когда вы четко проясните для себя главную цель, самое время разработать структуру презентации, ее план. Сначала нужно задать себе те вопросы, которые в любом случае появятся у вашего зрителя.


У команды по разработке и внедрению парковок должны были состояться переговоры с губернатором одного из крупных городов. Планировалось предложить государству свои услуги. Все понимали, что сразу деньги никто выделять не будет. Нужно было познакомить губернатора с деятельности команды, вселить в него мысль о важности парковок. Лучше всего, если бы после встречи губернатор поручил ответственным лицам проработать проблему парковок.

В процессе подготовки к публичному выступлению спикер тщательно составил текст. В нем были ответы на возможные вопросы:

  • Кто вы вообще такие?
  • Какой у вас опыт?
  • Где взять на это деньги и сколько это будет стоить?
  • Зачем это нужно городу?

Спикер также ненавязчиво упомянул в тексте, каким образом может подняться рейтинг губернатора после внедрения парковок.

Кроме этого, подготовка включала в себя выбор слайдов, список удачных проектов команды, структуру финансирования проекта парковок.

Слайд «социальный эффект» содержал графики роста рейтингов других губернаторов в связи с внедрением парковок. Было наглядно видно, что при правильном осуществлении проекта сначала рейтинг чуть снижается, но затем быстро занимает прежний уровень и растет дальше.


Можно сказать, что сначала важно создать верную структуру выступления, записать вопросы на стикерах, которые впоследствии станут слайдами и расставить их в логичном порядке.

Делаем слайды

publichnoye-vystupleniye

Готовясь к выступлению, часто появляется желание заполнить свободное место картинками или инфографикой. Успешная презентация подразумевает, что у каждого элемента должна быть смысловая нагрузка. Если картинка не отражает смысла на 100%, лучше ее не использовать.

Готовя презентации для высокопоставленных госслужащих, многие указывают максимально подробные сведения. Например, «наш доход составит 10 миллиардов 140 миллионов 335 тысяч 52 рубля». Не стоит перегружать восприятие людей. Можно просто сократить цифру до 10 миллиардов рублей.

Учитывайте, что серьезные люди всегда испытывают дефицит времени. Начинающие бизнесмены, стремясь получить инвестиции, любят приносить на встречи с потенциальным «ангелом» кипы бумаг и расчетов. Пролистывание материалов и поиск нужной информации забирает массу времени и раздражает зрителей.

Сокращайте публичное выступление, делайте формат живым и динамичным. Оптимально, если размер презентации будет в пределах нескольких листов. На одном из них может быть понятная диаграмма, которая отражает суть вашего предложения либо положительные изменения, которые должны произойти.

Используем технические средства

publichnoye-vystupleniye

Время не стоит на месте, технические средства давно стали частью нашей жизни. Публичное выступление станет ярче и объемнее, если вы будете сопровождать свой рассказ сильным видеорядом. Поэтому лучше брать с собой проектор, складной экран или планшет. Слайды должны быть контрастными. Иногда в залах слишком светло и слабые контрасты плохо читаются.

Обидно, если человек все подробно проработал, но впечатление о нем испортилось, поскольку не работал ноутбук или не было проектора. Текст и слайды — это еще не гарантия успешной презентации. Технические средства нужно проверять перед любым выступлением. Досадные промахи с техникой, к сожалению, случаются везде: и в школьных актовых залах, и в фешенебельных кабинетах. В большинстве своем здесь виноват именно человеческий фактор.

Нужно предварительно узнать, какая техника используется в зале, какие форматы она поддерживает и на каких условиях работает. Спросите у организаторов (если они есть), в каком формате лучше всего принести презентацию. Идеально, если вам дадут возможность все протестировать непосредственно перед выступлением. Если нельзя получить информацию о технике, приходите со своими проверенными средствами.

Создаем чек-лист

publichnoye-vystupleniye

Работу по созданию успешной презентации облегчает чек-лист. Его нужно сделать и прочесть за несколько дней до выступления. Так вы поймете свои минусы (если они есть).

Примерный чек-лист выглядит так:

  1. Нужно ли мне несколько сценариев выступления (презентации)?
  2. Какой тайминг оптимален?
  3. В чем мой основной посыл?
  4. Правильно ли я понимаю возможные вопросы зрителя? Я ответил на них?
  5. Все ли мои слайды имеют смысл и отражают суть проблем?
  6. Какая техника мне требуется?

Придерживаясь этих несложных правил, вы сможете провести эффективную подготовку, сделав вашу презентацию действительно успешной и запоминающейся.